01 为什么要开晨会?
晨会作为达成组织愿景的有效途径和企业文化创建的现实提炼,其重大意义体现在:
1 . 统一团队的价值观
通过评估组织内的一些现象,使员工明确:组织有哪些原则、底线、主张和反对。
倡导的行为应受到表彰和激励,反对的则应受到坚决处罚,以使价值观植根于每一位职工心中;
2 . 保障战略目标的实现
为了逐渐实现企业的战略目标,我们需要从各个层面,如内容到个人,再从时间维度细化到年、月、日,并逐一执行。晨会则是一个有效的途径,通过检视员工每日的工作进度,来确保战略目标得以实现;
3 . 部署重点工作
对当天的工作焦点进行了明确的安排和强调,以确保所有成员都能及时了解,并促进彼此之间的有效协作;
4 . 提振员工的信心
一日之计在于晨,良好的精神状态是高效工作的前提,主管要利用好晨会,宣导正能量,增强员工的信心;
5 . 培养雷厉风行作风
每一项工作都应该有布置,有检查,有跟踪,有执行,使员工认识到工作一定要落地,培养他们用目标来指导自己,在工作中没有任何借口;
6 . 促进成员技能提高
通过内部会员交流工作经验与教训,督促其他会员参考运用;
7 . 解决信息的“肠梗阻”现象
将晨会作为信息交流的平台,及时传达公司的指示和精神,以及重大信息的反馈;
8 . 建立主管的权威
为了在员工心中提升自己的“地位”,我们需要确保员工整齐地站在队伍中,遵循正确的站姿标准,并注意队伍前主管的“位置”和他的训话。每天都对他进行点评,这在员工的潜意识中已经塑造了你的“领导地位”。
所以,开好了晨会就能有效地增强一支队伍的凝聚力,执行力,战斗力,从而为快速达成组织的理想打下坚实基础。
02 . 为什么开不好晨会?
现阶段,仅有不足50%的企业维持着组织晨会的传统,而这些企业的晨会活动大多仅限于单向沟通或简单的工作安排。其中一些晨会形式相当随意,而另一些则直接演变为点名会。
这些晨会流于形式的主要原因可以概括为以下几个方面:
1.该公司决策层并未将晨会上升到战略高度来认识,既无晨会管理制度又未就晨会的形式,内容等作统一安排,更未对晨会质量进行测评,从而呈现出各随所感的状态;
2.组织者觉得晨会并不重要,不承认晨会有什么作用,也不重视自己的管理,仅仅是常规敷衍而已;
3.有的企业尽管开了几年会,却从来不检查晨会,不监控总结晨会,更谈不上相应的奖惩措施了,时间长了就流于形式了;
4.有的主管虽然已认识到有必要开晨会,却苦于无一套可行的办法,唯有随波逐流;
5.某些晨会更像是单向的聚会,由主管主持,长时间下来,员工可能会逐渐失去兴趣;
6.一些企业虽也提出晨会要求,但是核心有抓不紧,比如,甚至没有优劣评论,评论就意味着强迫主管提前知道各部门的表现等等,要不就无从谈起;有些则成了扯皮会,主管冲冠一怒,晨会取消。
03 . 开好晨会的窍门
1.晨会的时间:可以安排在班前召开,一般掌握在10-20分钟为宜(关于人数的多少,当人数超过10人时,可以思考进行分组召集);
2.晨会地点:通常选在附近工作场所或者办公区域内,但保证会议期间周边环境不会对晨会结果造成影响;
3.首先是整队、然后是晨会:全体职工都要按照统一的要求站姿规范、服装统一、整齐、主持人排队前讲评;
4.主持人选择:在初期,宜由主管自己担任,后期视部门形势控制,确定是进行调整还是交替进行;
5.主持人的站位要求:主管应该站在队伍的前面,最好能根据不同的报告对象调整位置,但始终要站在报告者的正前方,用双眼看着对方,无论是评论还是听他们的汇报;
6 . 为了节省时间,防止扯皮和跑题,晨会还要遵循(最好使用统一的晨会表单):正常内容不汇报,只谈结果,简明扼要,原因不解释、困难不解释;对成员之间可以自行协调解决的,不得提报晨会;晨会不是讨论会,不可以重复纠缠某一件事情,凡是只涉及到一个人,费时较多的事情,都会在会后加以解决等。
04 . 有效晨会的模式
一个有效的晨会要求目标明确,有条理,有节奏,快打。具体可以考虑如下顺序:
1.个人汇报:各成员逐一汇报昨天重点工作完成情况(仅以结果为准,对每一件事情进行简短的总结,并对尚未完成的部分公开承诺再次完成),当日重点工作内容(可考虑在三件事情内进行);
2.主管评论:在个人报告后,主管应在执行先前所分配的工作进度时评论自己的工作;
3.案例分享:内容可以是经验或教训的总结,也可以是学习心得(为了确保团队的日常共享,可以提前发布一个共享值日表);
4.主管对前一天的工作进行了全面的回顾:他简洁地概述了昨天的工作进展,并向表现最出色和表现最差的员工进行了通报,同时还结合了身边的实际案例来宣传公司的核心价值观;
5.布置任务和提振信心:告知部门当天或某个环节的主要工作和注意事项等等,并给予赞扬和肯定,同时激发职工干劲;
6.最后,宣导公司政令:包括重要资讯之通报与制度概要之简介或研究。
如生产类的晨会也需要一些前期的准备工作。如,提前到厂巡视生产现场,了解原料、设备、产品、人员等情况;
然后查看值班记录(有夜班企业),对值班中出现的问题要事先了然于胸;
其次查看班组交接记录,了解当班任务完成情况及注意事项;
后又将公司最新传递的管理规定,会议精神或者重要事件做了简单的整理;最后对前一天的员工的优劣评价进行汇总分析等等。
按照上述程序进行的晨会通常不到15分钟便可闭幕,而且基本上可以满足管理者们的期望。