一、精准锁定：哪些供应商必须进行现场考察？

并非所有供应商都需现场考察。基于风险与价值平衡原则，以下五种情形的供应商通常需要安排现场考察：

（一）注册资料审查存疑： 初步资料审核中发现关键信息（如资质、业绩、能力）存疑或需进一步核实的供应商。

（二）战略重要性突出： 基于采购物资的重要性、采购金额、技术复杂性等因素，需求、技术或采购部门综合评估认为有必要深入了解和现场交流的供应商。

（三）引入新技术/新产品： 供应商拥有可显著提升应用效果或替代现有产品的新技术/新产品，需现场验证或见证的。

（四）采购过程争议待澄清： 在采购过程中出现需处理的澄清、质疑、投诉等情况，为确保后续合同有效执行，且符合合规前提，需现场考察以确认能力的。

（五）历史履约问题待重启： 因历史履约问题被暂停交易，现计划重新启用的供应商。

优化考察范围：可免于现场考察的情形

为提升考察效率，初步确定考察对象后，满足以下任一条件的供应商可考虑免于现场考察：

1、科研机构、非营利性社会团体、政府部门及事业单位；

2、持有有效民用核安全设备制造许可证的供应商；

3、国家级“制造业单项冠军”企业；

4、行业龙头企业（需提供权威数据支持，如最近年度国内市场份额排名前三）；

5、全球知名品牌（生产基地在国外的国外供应商）；

6、核心部件依赖进口（国内仅负责组装）的机电仪供应商（重点考察其组装、测试、质量控制能力）；

7、工程、服务类供应商（主要依据资质等级、历史业绩和客户评价）；

8、代理商/贸易商（重点考察其授权、渠道、资金及服务能力，通常无需考察其上游生产厂，除非涉及重大风险或战略合作）。

二、深入现场：结构化评估框架与核心考察要点

现场考察的核心目标是验证资料真实性、评估综合能力、识别潜在风险。考察方式建议采用“结构化打分+主观综合评价”相结合的模式（如：设定权重进行量化评分，同时设置“综合评价”或“满意度”等主观评分项）。

(一) 核心任务一：复核注册资料真实性

重点针对《供应商准入第1步》中标记的需要现场确认、澄清或查看原件的关键信息进行复核（如资质证书原件、关键设备发票/台账、代表性合同/验收报告原件、核心技术证明等）。

(二) 核心任务二：结构化现场审查项目与内容

审查维度与权重（以下为示例，企业需根据自身采购策略和物资特性调整）：

1、基本资质（建议权重：10%）

(1) 管理体系

a. 制度完整性：覆盖范围（质量、环境、职业健康安全、生产、采购等）、文件标准化程度。

b. 职责明确性：岗位说明书完备性、权责清晰度、跨部门协作机制有效性。

c. 执行证据：随机抽查3-5项关键流程（如订单评审、生产计划、异常处理、客户投诉）的运行记录，验证体系落地情况。

(2) 财务状况

a. 资金实力：注册资金实缴情况、固定资产规模与净值。

b. 偿债能力：资产负债率（警戒线建议≤70%）、流动比率（建议≥1.2）。

c. 经营稳定性：近3年审计报告意见类型（无保留意见为优）、经营性现金流健康度。

(3) 销售业绩

a. 市场表现：近3年同类产品年均销售额、行业排名及市场份额（要求提供数据支持）。

b. 客户结构：头部/标杆客户占比（≥30%为优）、战略客户合作年限及稳定性。

(4) HSE管理（健康、安全、环境）

a. 体系有效性：ISO 14001（环境）、ISO 45001（职业健康安全）认证状态及有效性，内审/管理评审报告。

b. 风险控制：重大危险源/环境因素识别与管控措施、监控记录，近2年安全事故/环保事件发生率（建议≤0.1%）。

c. 应急管理：应急预案完备性、演练频次（建议≥2次/年）及记录、应急物资与防护设备配备情况。

(5) 社会责任

a. 合规运营：环保验收、排污许可等证照有效性，近3年无重大行政处罚/失信记录。

b. 员工权益：社保缴纳凭证、员工平均薪酬与行业对比（建议≥基准）、年度培训时长（建议≥40h/人）。

c. 商业诚信：完税证明、无重大诉讼/仲裁/失信被执行记录。

2、生产能力（建议权重：30%）

(1) 生产装备水平：核心生产设备的先进性、自动化程度、维护保养状态、与产品工艺要求的匹配度。

(2) 产能匹配性：现有产能与贵公司预估需求量的对比分析，产能弹性（应对波动能力）、扩产潜力评估。

(3) 成品率与过程控制：关键工序/产品的成品率历史数据、波动分析，过程稳定性控制措施（如SPC应用）。

3、检验能力（建议权重：10%）

(1) 检测资源配置：关键检测设备清单、精度等级、校准/检定状态及有效期、覆盖范围（原材料、过程品、成品）。

(2) 检验标准执行：检验标准与规范（国标/行标/企标/客户要求）的符合性、检测记录（原始数据）的完整性、规范性与可追溯性。

4、仓储运输能力（建议权重：5%）

(1) 仓储管理：仓库硬件条件（温湿度、防尘、防爆、分区等）、物料防护措施（防锈、防潮、防磕碰等）、库存管理（标识、FIFO先进先出）、库存周转率。

(2) 物流保障：自有/合作物流资源、运输时效承诺与达成率、承运商管理（资质审核、KPI考核）、特殊物料（如危化品）运输资质与方案、物流应急预案。

5、研发能力（如适用，建议权重：5%）

(1) 技术储备：研发团队结构与核心人员背景、核心技术（专利、专有技术）、新产品开发周期、产学研合作项目。

(2) 技术响应：客户需求/反馈的响应机制与速度、生产/质量问题的技术攻关能力与效率、持续改进项目。

6、质量管理能力（核心！建议权重：30%）

(1) 质量体系

a. 体系建设：质量方针目标、ISO 9001等体系认证有效性、体系文件架构。

b. 目标落地：质量目标分解到部门/岗位的清晰度，达成情况的监控与考核。

(2) 原材料管理

a. 供方管理：原材料供应商的准入、评价、分级管理机制及执行记录。

b. 进货检验：检验标准、抽样方案、不合格品处理流程（隔离、评审、处置、追溯）。

(3) 生产过程控制

a. 设备管理：设备台账、维护保养计划与记录、点检记录、状态标识（完好/待修/停用）。

b. 工艺监控：关键工序/特殊过程的工艺参数设定、实时监控记录、超差报警与处理流程。

c. 质量检验与追溯：过程检验/成品检验规程、检验记录、批次/序列号管理、产品全流程追溯系统（时间、工序、设备、操作者、物料批次）的完备性与有效性。

(4) 质量责任制

a. 人员资质：关键岗位（检验、操作、内审）人员资质、培训记录（质量意识、操作技能）。

b. 考核挂钩：质量指标（如合格率、客户投诉率）在部门/个人绩效考核中的权重与执行。

7、现场5S管理（可视化管理基础，建议权重：5%）

(1) 现场达标度：生产、仓储、办公区域按“整理、整顿、清扫、清洁、素养”标准的执行情况（目视化效果）。

(2) 持续机制：5S检查计划、检查记录（频率建议≥1次/月）、问题整改与效果验证、优秀改善案例库建设。

8、售后服务（建议权重：5%）

(1) 服务体系架构：是否设立独立服务部门或团队？服务管理制度（响应流程、服务标准、责任划分、考核指标）是否健全？

(2) 服务网点设置：在贵公司主要使用区域是否有服务网点或授权服务商？服务覆盖半径？紧急响应承诺时效（含节假日）？

(3) 服务质量

a. 服务响应：服务热线畅通性、技术支持的响应速度（电话/远程/现场）、客户投诉处理流程与闭环率。

b. 增值服务：是否提供安装调试指导、操作培训、定期巡检、预防性维护等增值服务？

c. 客户反馈：客户满意度调查机制、结果分析、基于反馈的改进措施及效果验证。

注： 以上权重与细项为生产型供应商示例，服务商可侧重资质业绩、服务流程、人员配置、客户案例等。企业需结合自身行业特点和采购策略进行个性化调整。

三、关键注意事项与风险防范策略

成功的现场考察不仅在于“看什么”，更在于“怎么看”和“如何用”。务必关注以下关键点：

(一) 考察团队的专业性与权威性

1、成员构成：必须包含技术专家（懂产品/工艺）、质量专家、采购代表，必要时邀请需求部门人员。考察组长需具备丰富的供应商管理经验。

2、统一标准：考察前需充分沟通，统一评分标准、关注重点和考察纪律（如保密、廉洁）。

(二) 考察过程的客观性与深度

1、眼见为实：重点核查原始记录和实际操作，而非仅听介绍或看准备好的文件。如：随机抽查生产记录、检验记录、设备点检表、培训签到表等。

2、深度访谈：与不同层级人员（操作工、班组长、技术员、部门经理）进行有准备的访谈，交叉验证信息。

3、延伸审查： 对于关键原材料、核心外协件，应要求供应商提供其重要分供方名单，并在必要时（如高风险物料）进行延伸审查或要求其提供有效的分供方管理证据。

(三) 风险识别与一票否决项

1、识别重大风险：特别关注可能引发供应中断、质量事故、安全事故、合规问题的重大风险点（如关键设备严重老化且无更新计划、质量追溯系统缺失、重大安全隐患未整改、核心资质造假等）。

2、设定否决红线：明确现场考察的“一票否决”项（如：发现严重资质造假、存在无法接受的安全/环保隐患、核心能力与宣传严重不符等），一旦触发，直接否决准入。

(四) 考察结论的形成与确认

1、集体决策：考察结束后，小组必须集中讨论，集体评价，基于打分和关键观察形成一致结论。

2、共同签字：考察报告需由所有考察成员共同签字确认，体现责任共担。

3、结论明确：结论应清晰（如：推荐准入、有条件准入、不推荐准入），并附关键依据和风险提示。

(五) 特殊情况处理

1、远程考察替代方案： 如遇极端情况（如疫情、地域限制）无法现场考察，须经采购部门负责人严格审批。替代方案可包括：

（1）实时视频审查： 直播连线，按考察清单要求实时查看现场、设备、记录、访谈人员。

（2）加强文件审查： 要求供应商提供更详尽的视频录像、高清照片、原始记录扫描件、第三方审核报告等，并进行严格验证和多方访谈。

无论何种替代方案，其严谨性和有效性通常低于现场考察，需在报告中明确说明并评估其带来的额外风险。

2、廉洁与保密： 考察前需签署廉洁承诺书和保密协议，考察过程中严格遵守企业规定。

(六) 考察报告的法律效力与存档

考察报告是重要的准入决策依据，应作为供应商档案的核心部分，长期妥善保存。

结语：

供应商现场考察是供应商准入承上启下的关键一环，是穿透表象、洞察实质、规避风险的重要手段。通过精准锁定考察对象、采用结构化评估框架、严格执行考察流程并注重风险防范，企业能够有效筛选出真正符合要求、具备长期合作潜力的优质供应商，为供应链的稳定与卓越奠定坚实基础。

审视您的供应商现场考察流程，根据本指南优化您的考察清单、评分表和操作规范。将“看、问、查、证”落到实处，让每一次考察都物有所值！