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现场审核中的“六要”“四不要”,你做到了吗?

2024-06-24 栏目: 案例实践 查看(1224)

审核员所从事的审核工作所接触的行业多种多样,每一行都有自己的特点,甚至同一行业内的不同公司,因为管理模式,最高管理者管理理念的不同,每个公司都有自己不一样的管理特点。


如何能够迅速而准确的找出企业管理薄弱环节并做到增值审核是每一位审核员都应该重视的话题。


在进行审核的过程中,我归纳了以下的“六要”与“四不要”中的十个关键步骤。

01

现场审核中的“六要”


1、审查时应当注意国家标准,行业标准或者其他规定


审核员不能熟悉全部被审行业职业,甚至职业审核员到审职业范围的公司,会碰到很多陌生的场合,毕竟,同行业中的不同产品,会衍生出很多不一样的标准与技术。


在审查时可以注意如下几个问题:企业在最后的检验规范中是否充分考虑到国家标准和行业标准所规定的检验内容,是否漏掉出厂批次检验时必须要做的检验项目;检测方法是否与标准规定一致;是否实施了国家标准、行业标准的型式实验项目,并能开具试验合格证明。


2、要关注产品、工艺、设备或检测方法和检测点的变化


产品工艺设备或者检测方法、检测点等的改变,常常导致控制参数或者状况的改变。如事先策划和验证不充分,往往会引起质量的波动。所以审核员要注意审查时有无上述情况,并对改变后的控制措施进行规划。


从中还能较为清晰地评价企业质量管理体系策划能力和控制是否有效。例如当前很多电的焊料都改用无铅焊料后,势必需要对波峰焊设备的温度和速率进行相应调整,而对新工艺的更改,核查,执行进行审核时也会经常发现这样或那样的问题。


3、要关注特殊、关键过程控制的有效性


特殊、关键过程控制的水平不仅是对产品质量的重要反映,也是对企业质量控制能力的一个重要反映。审核员要对审查过程给予足够的重视:是否确定了特殊过程,或者没有按照对特殊过程的监控要求进行管理和监控的效果。


4、要关注不合格品、退货、返修、投诉反复出现的环节和改进情况


观察一个质量管理体系对不合格品及投诉的改进措施是对体系自我改进、自我完善机制有效性的最好判断方法之一。审核员在审核中不能只看内审开了多少个不符合项以及不符合项是否已纠正,而是要关注对反复出现不合格和投诉的处理。


5、要关注受审核方与国际、行业先进生产方式、发展动态的差距


专业审核员对于国际先进生产方式和发展态势的介绍有时也能为被审人员提供新思路或者新启示。


例如作者对某大型汽车仪表生产企业进行了审查,这家企业正准备从几条生产线上引进关键设备。但是企业管理者很少了解欧盟RoHS命令和索尼,松下,富士等日本企业“绿色采购”需求。


在审核员介绍了有关规定后,各公司高层达成共识:尽管汽车仪表行业尚未强制实施RoHS命令,但是根据国际发展动态,RoHS命令已经开始由电子电器行业扩展至办公设备及其他产业,汽车仪表正好位于电子与汽车交接处,要早做打算,做到未雨绸缪。


尤其在进行设备采购时,应尽早考虑到多种可能提出的需求,以便满足技术更新和避免采购风险。


6、要关注企业效益及质量成本、推动企业以管理出效益


对于企业管理者来说,他们最关心的核心问题通常是“效益”和“风险”。如果审计师能够更多地从效益和风险的角度进行审核,那么增值审核的效果将会显著,并受到企业的热烈欢迎。


02

现场审核中的“四不要”


1、应多看、多问、多想,不要局限在企业提供的资料里"


在对实习审核员进行核查过程中,作者发现个别审核员查找证据时常把自己限定于受审核方所提供信息的范围之内,这类核查很难查出问题所在。


例如,有一位审核员对测量设备控制进行审监视,只让计量室主管将计量器具台帐取出,提取数种不同量具校准记录,没有查出问题所在即终止该环节审查工作。


后作者发现该厂仍有锅炉及高压容器存在,遂向审核员询问该企业锅炉及压缩空气储罐压力表是按照国家强检规定标定,这名审核员却发现计量台帐里根本就没有现场查看过厂房,因此也就完全不知厂房里也有锅炉、高压容器等。


在对方厂的审查中,对方审核员虽审查出2只强检压力表均标定合格,却未当场抽查。


而实际上该厂有4个压缩空气储罐和4个压力表,其中两个压力表已超期一年未经校准。由此可见,审核员一定要多观察,多思考,不能够仅仅根据对方所提供的信息来进行现场的审查。


2、应对方查证,全面核实,不要轻易开具不符合报告


审核员在正式开出不符合报告前,应听取各个层面的意见。笔者曾担任审核组长的某审核员与审核组沟通后表示,企业计量器具存在多台没有按规定进行标定的情况,需要出具不符的报表。


末次会议后,受审核方计量主管解释说是当时未未将校准记录完全出示给审核员。由此可见,审核员在签发书面不符合报告时必须谨慎,在签发前必须和企业的各层进行充分的沟通和综合的理解。


而若与事实不符的情况的确存在并对受审核方具有重大意义,甚至在受审部门和企业发生纠纷时,审核组也要坚持原则出具与事实不符的举报。


3、应结合实际情况,不要只看书面文件


审核员对于有关授权机构展示的报告要尊重、承认,但现场所见、所闻、所报结论显然不符的,审核员要仔细观察、深入核查,降低审核风险。


4、应重视体系运行的实效,不要一味追求形式


笔者认为一个好的管理体系应该“简单”、“有效”。特别是生产企业,他们应注重生产和经营,而个别认证咨询师或审核员过于追求形式上的“完善的管理方法”,或将其他企业的模式生搬硬套强加给企业,对于某些简单流程还需要制定复杂的办法进行控制,造成了企业管理成本的浪费。


因此,我个人认为,除了与客户需求相关的特殊和关键流程外,其他所有流程都应追求简洁和高效,以确保系统的有效运行。


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